Η συνάντηση έγινε με σκοπό την οργάνωση της μεγάλης γιορτής του γυναικείου βόλεϊ που θα γίνει το διάστημα 8-10 Μαρτίου -οι ακριβείς ημερομηνίες και ώρες των αγώνων θα ανακοινωθούν το επόμενο διάστημα- με τη συμμετοχή της περσινής κυπελλούχου ΑΕΚ, του πρωταθλητή Ελλάδας Παναθηναϊκού, του Ολυμπιακού και του Άρη.

Τον Δήμος Λουτρακίου – Περαχώρας – Αγίων Θεοδώρων εκπροσώπησαν ο Δήμαρχος Γιώργος Γκιώνης , ο Αντιδήμαρχος Οικονομικού- Διοικητικού & Τουρισμού Αναστάσιος Σακελλαρίου ,ο Αντιδήμαρχος Αθλητισμού Θανάσης Παπαθανασίου   ενώ παραβρέθηκαν επίσης ο Διευθυντής του κλειστού γυμναστηρίου «Γεώργιος Γαλανόπουλος» Παναγιώτης Αργύρης, καθώς και η Διοικητής του Αστυνομικού Τμήματος Λουτρακίου Μάρθα Μυστακίδου.

Η Ελληνική Ομοσπονδία Πετοσφαίρισης  εκπροσωπήθηκε από τον Γενικό Γραμματέα Νεκτάριο Χαλβατζή, τον Εκτελεστικό Διευθυντή Περικλή Μπακοδήμο μαζί με στελέχη της.

Συζητήθηκαν όλα τα θέματα που αφορούν στη διεξαγωγή των αγώνων, οργανωτικά και αγωνιστικά με στόχο μία μεγάλη γιορτή που θα αναδείξει το γυναικείο βόλεϊ και την όμορφη πόλη του Λουτρακίου, που έχει γίνει συνώνυμη με την πραγματοποίηση μεγάλων αθλητικών γεγονότων.